Die E-Mail-Welle nach dem Urlaub: So gehen Sie nicht unter
Sommerzeit ist Urlaubszeit. So schön es ist, sich ein paar Tage oder Wochen frei zu nehmen, so unangenehm kann es nach der Rückkehr ins Büro werden. Denn kaum hat man den Computer hochgefahren und das E-Mail-Programm geöffnet, wird man von einer Welle von Nachrichten überrollt, die sich während des Urlaubs aufgetürmt hat. Im Schnitt erhalten wir pro Arbeitstag 30 bis 40 E-Mails, in Einzelfällen kann es sogar bis zum Zehnfachen davon sein. Ist man zwei Wochen im Urlaub, warten also schnell mal an die 500 E-Mails darauf, bearbeitet zu werden. Erholung ade!
Mit dem richtigen E-Mail-Management vereinfachen Sie nicht nur Handhabung und Bearbeitung, sondern reduzieren auch die Anzahl eingehender Nachrichten. So beugen Sie einer Überflutung bereits vor Ihrem Urlaub vor. Schalten sie Empfangs-und Lesebestätigungen aus und bestellen Sie Newsletter, die Sie ohnehin nicht lesen, ab. Überprüfen Sie, in welchen Verteilern Sie wirklich sein müssen. Führen Sie eine angemessene E-Mail-Kultur ein (mehr persönliche Gespräche, weniger CC) und werden Sie nicht müde, diese Ihren Kollegen und Mitarbeitern immer wieder nahezubringen. So behalten Sie auch außerhalb von Urlaubszeiten den Überblick in Ihrem Postfach.
Noch effektiver vermeiden Sie die große E-Mail-Welle nach dem Urlaub, wenn während Ihrer Abwesenheit eine Assistentin das Postfach bearbeitet: Wichtiges von Unwichtigem unterscheidet, Nachrichten ohne Handlungsbedarf ablegt und Spam löscht. Assistentinnen, die tiefer in der Materie drinstecken, können auch falsch adressierte E-Mails an den richtigen Ansprechpartner weiterleiten und manche Anfragen selbst beantworten.
Klingt gut, aber Sie haben keine Assistentin oder sie hat während Ihres Urlaubs selbst frei? Um noch möglichst lange von der erholsamen Urlaubszeit zu zehren, sollten Sie über einen externen Sekretariatsservice nachdenken. Der kann Sie dauerhaft oder vertretungsweise unterstützen und zwar nicht nur bei der Bewältigung der E-Mail-Flut, sondern auch bei vielen anderen Backoffice-Tätigkeiten und am Telefon. Und nur wenn das abgeschaltet ist, können auch Sie richtig abschalten. Gerne erzähle ich Ihnen mehr darüber. Rufen Sie mich einfach an und Ihr Urlaub kann beginnen.
