Professionelle Korrespondenz – von A wie Anrede bis Z wie Zeichensetzung
Die Korrespondenz ist das Aushängeschild eines Unternehmens. Daher ist ein hohes Niveau in der schriftlichen Kommunikation äußerst wichtig. Das jederzeit zu gewährleisten ist gar nicht so einfach, wenn einem im Büroalltag der Chef im Nacken sitzt oder das Telefon permanent klingelt. Zusätzliche Herausforderungen bergen Beschwerde-, Entschuldigungs- oder Kondolenzschreiben und fremdsprachige Briefe, die viel Fingerspitzengefühl erfordern und sich nicht mal eben zwischen Tür und Angel zu Papier bringen lassen.
Bei der sprachlichen Gestaltung sollten Sie auf einen frischen Stil ohne ausgediente Floskeln achten. Auch Schachtelsätze, verklausulierte Formulierungen und Bürokratendeutsch verbannen Sie besser aus Ihren Briefen. Kurze, klare Sätze erleichtern dem Empfänger nicht nur das Lesen, sondern auch Ihr Anliegen zu verstehen.
Die richtige Anrede hinterlässt gleich zu Beginn einen guten Eindruck und definiert Ihr Verhältnis zum Empfänger. Ob und wie man Titel und Funktion des Empfängers in der Anrede verwendet oder in welchen Situationen ein „Liebe/r…“ angemessen ist, lässt sich manchmal gar nicht so leicht entscheiden. Hilfestellung dafür geben unter anderem Knigge und die DIN 5008. Entsprechendes gilt für die Grußformel am Ende des Schreibens. Dass schließlich im gesamten Brief Rechtschreibung und Zeichensetzung stimmen müssen, versteht sich natürlich von selbst.
Um sich auf dem Parkett der professionellen schriftlichen Kommunikation sicher zu bewegen, sollten Sie allerdings nicht nur der sprachlichen, sondern auch der formalen Gestaltung Beachtung schenken. Besonders in diesem Bereich gibt die bereits erwähnte DIN 5008 Orientierung. Das Regelwerk ist nicht verbindlich, hat sich aber als Standard einer professionellen Kommunikation im Geschäftsleben etabliert. Die Norm regelt Layout-Fragen wie Seitenränder, Zeilenabstände, Leerzeilen und Position von Adressfeldern oder Betreffzeilen. Außerdem bietet sie Informationen darüber, wie die Adresse auf dem Umschlag gestaltet wird, welche gesetzlichen Pflichtangaben auf einen Brief gehören und vieles mehr. Wer sich tiefer in das Thema einarbeiten möchte, dem empfehle ich die Seite von sekretaria, die einen guten Überblick über die einzelnen Punkte der DIN 5008-Norm bietet.
Professionelle Korrespondenz gehört zu den grundlegenden Sekretariatsaufgaben. Gleichzeitig stellt sie höchste Anforderungen an Assistent/innen: Sie kostet Zeit, setzt umfassendes Wissen zur Gestaltung voraus und erfordert kommunikatives Feingefühl. Diese Anforderungen sind oft nur schwer mit einem effizienten Arbeitsstil zu vereinbaren. Also warum eigentlich nicht die Korrespondenz an einen klassischen Büroservice auslagern, der die Kunst des Briefeschreibens aus dem Effeff beherrscht und 100% Professionalität garantieren kann? Sie wollen mehr darüber erfahren? Dann kontaktieren Sie mich.
Übrigens: Auch E-Mails unterliegen – abgesehen vom Layout – denselben Regeln wie Briefe. Ein Fakt, der leider oft verkannt wird, was dann schnell ein schlechtes Licht auf Unternehmen wirft.
